Häufige Fragen (FAQ)

Notenarchiv ist eine Web-App zur digitalen Verwaltung von Noten für Musikvereine, Orchester und Ensembles. Alle Stücke, Stimmen und Bücher werden zentral verwaltet – zugänglich über den Browser und die Apps für iOS und Android.

Nein. Die Web-App läuft komplett im Browser und ist auch auf dem Smartphone nutzbar. Zusätzlich gibt es native Apps für iOS (App Store) und Android (Google Play).

Ja! Du kannst Mitglied in beliebig vielen Organisationen sein. Nach dem Login wählst du aus, welche Organisation du nutzen möchtest, und kannst jederzeit wechseln.

Die Anmeldung funktioniert ohne Passwort – per Magic Link (E-Mail mit Login-Link) oder per Passkey (Fingerabdruck, Face ID, Geräte-PIN). Passwörter gibt es bewusst nicht.

• Prüfe deinen Spam- bzw. Junk-Ordner
• Stelle sicher, dass du die richtige E-Mail-Adresse verwendest
• Der Login-Link ist nur 15 Minuten gültig – fordere ggf. einen neuen an
• Wende dich an deinen Admin, falls das Problem bestehen bleibt

Das hängt davon ab, was du vorhast:

• Ihr wollt Notenarchiv für euren Verein einführen? Dann registriert ihr eure Organisation selbst über app.notenarchiv.com/register und startet direkt in die 60-tägige Testphase. Wer die Organisation anlegt, wird automatisch Admin.
• Dein Verein nutzt Notenarchiv bereits? Dann legt ein Admin oder Notenwart dein Konto an – du erhältst anschließend eine E-Mail mit deinem Zugang. Einzelne Mitglieder registrieren sich nicht selbst, damit niemand versehentlich in der falschen Organisation landet.

Als Mitglied siehst du nur die Stimmen deiner zugeordneten Instrumente. Gehe zu Profil > Meine Instrumente und stelle sicher, dass die richtigen Instrumente ausgewählt sind.

• Gesamt-PDF – Alle deine Stimmen in einem einzigen PDF, mit Lesezeichen pro Instrument
• ZIP – Jede Stimme als eigene PDF-Datei in einem ZIP-Archiv

Ja. Der Gesamt-PDF-Button ist ein geteilter Button: Über den Pfeil daneben öffnest du Exemplare je Stimme und legst pro Instrument eine Anzahl fest – vier erste Klarinetten, zwei Trompeten, ein Bass. Die Zahl 0 lässt eine Stimme ganz weg, maximal sind 20 Exemplare je Stimme möglich. Kopien liegen direkt hintereinander und tragen Lesezeichen wie „Trompete 1 (1/2)“.

Häufig gebrauchte Besetzungen speicherst du unter Einstellungen > Gesamt-PDF-Konfigurationen für den ganzen Verein. Details im Ratgeber Stimmen herunterladen: Gesamt-PDF, ZIP oder Einzelstimme.

Ja! Gehe zu Bücher, wähle das Buch und dein Instrument, und klicke auf Download. Du erhältst eine ZIP-Datei mit allen Stimmen dieses Instruments aus dem gesamten Buch.

Notenwarte können einzelne Stücke über einen zeitlich begrenzten Link mit Externen teilen – z. B. Aushilfen. Empfänger brauchen kein Konto und können die Noten ansehen und als ZIP herunterladen. Links sind 14 Tage gültig.

Ja. An jedem Notensatz lassen sich YouTube-Links hinterlegen – die eigene Konzertaufnahme, eine Referenzeinspielung oder das Original. Mehrere Aufnahmen je Lied sind möglich, jede mit eigener Bezeichnung.

Im Browser startet der Player erst auf Klick und läuft über youtube-nocookie.com; vorher geht kein Request an Google. In der App öffnet ein Tippen das Video in der YouTube-App. Pflegen dürfen Notenwarte und Admins, ansehen alle Mitglieder – und auch wer einen Teilen-Link erhält.

Ausschließlich als PDF. Andere Formate werden nicht unterstützt.

Ja! Wähle einfach mehrere Dateien beim Upload aus. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Status.

Die Datei wird unwiderruflich gelöscht. Es gibt keinen Papierkorb. Lösche PDFs nur, wenn du dir sicher bist.

• Unzugeordnet – PDFs, die noch keinem Stück zugeordnet sind
• Ohne Instrument – PDFs, die einem Stück zugeordnet sind, aber noch kein Instrument haben

Das Sammel-PDF lässt sich direkt im Browser zerlegen: Datei öffnen, jeder Seite, auf der eine neue Stimme beginnt, das Instrument zuweisen und auf Nach Instrumenten aufteilen klicken. Seiten ohne eigene Zuweisung übernehmen automatisch das Instrument der Vorseite – bei einer vierseitigen Posaunenstimme markierst du also nur Seite 1.

Quer eingelesene A3-Bögen erkennt Notenarchiv selbst und trennt sie auf Knopfdruck in 2× A4. Der komplette Ablauf steht im Ratgeber Sammel-PDF und A3-Seiten aufteilen.

Ja. In der Notenarchiv-App sitzt in der Kopfzeile der Notenliste ein Scan-Knopf (für alle, die auch hochladen dürfen). Er öffnet den Dokumentenscanner deines Geräts – mit Kantenerkennung und Perspektivkorrektur, die Ecken lassen sich nachziehen.

Im Prüfbildschirm wählst du Graustufen (Vorgabe), Schwarzweiß oder Farbe; die App entfernt Schatten, hebt den Kontrast an und macht daraus ein mehrseitiges PDF, das anschließend wie jeder andere Upload zugeordnet wird. Ohne Verbindung wartet der Scan auf dem Gerät und geht später hoch.

Für den Grundbestand ist ein Flachbettscanner trotzdem die bessere Wahl – warum, steht im Ratgeber Noten scannen.

Ja. Nach dem Hochladen prüft Notenarchiv jede Seite – ohne KI, rein rechnerisch – und meldet leere Seiten, doppelte Seiten und quer eingescannte A3-Doppelseiten. Leerseiten werden am Papierweiß des Scans gemessen, nicht an absolutem Weiß; vergilbtes Papier löst deshalb keinen Fehlalarm aus.

Entscheiden musst du selbst: Der Hinweis schlägt vor, löscht aber nichts von allein. A3-Bögen lassen sich in einem Vorgang drehen und in 2× A4 teilen.

Die Erkennung funktioniert gut bei klar gedruckten Instrumentennamen. Handschriften, sehr kleine Schrift oder schlechte Scans können zu Fehlern führen. Überprüfe die Vorschläge immer, bevor du sie übernimmst.

Die KI-Erkennung hat ein monatliches Seitenlimit pro Organisation. Wende dich an deinen Admin, um das Limit zu erhöhen, oder warte auf den nächsten Monat.

• Markiere den Bereich möglichst genau um den Instrumentennamen
• Pflege Aliase bei den Instrumenten (z. B. „Clarinet 1", „Kl 1", „Bb Clar.")
• Verwende gut lesbare, gerade gescannte PDFs

Ja. Die Terminverwaltung bringt Proben, Auftritte, Sitzungen und Sonstiges in dieselbe App wie die Noten. Ein Termin richtet sich an den ganzen Verein, an Gruppen (z. B. Jugendkapelle, Vorstand) oder an einzelne Register – wer nicht gemeint ist, sieht ihn nicht. Anlegen dürfen Notenwarte und Admins.

Die Funktion steckt im Premium-Tarif und ist als Beta freigegeben: Euer Admin schaltet sie zusätzlich in den Vereinseinstellungen frei.

Mit einem Tipp in der App oder einem Klick im Browser: zu, ab und – wenn der Termin es zulässt – vielleicht. Zu jedem Termin lässt sich eine Frist setzen; danach ist die Rückmeldung geschlossen. Wer nichts sagt, steht als offen in der Liste.

Organisatoren sehen die Anwesenheit nach Register – sieben von neun Klarinetten, das Schlagwerk komplett – und tragen die Rückmeldung im Zweifel auch für andere ein, etwa wenn jemand anruft. Erinnerungen gehen per E-Mail und als Push aufs Handy, mit frei wählbarem Vorlauf.

Ja. Notenarchiv stellt einen persönlichen Kalender-Link (ICS) bereit, den Apple Kalender, Google Kalender und Outlook abonnieren können. Neue und geänderte Termine wandern von selbst mit.

In der App lässt sich ein einzelner Termin außerdem in den Gerätekalender übernehmen – mit Ort und Notizen.

Die Bühnenansicht der App. Ihr stellt vorher die Liedfolge zusammen – mit Buchnummern und Platzhaltern für Programmpunkte ohne Noten wie „Begrüßung" oder „Pause" – und veröffentlicht sie auf der Bühne im lokalen WLAN. Alle anderen Geräte treten mit einem Tipp bei.

Der Dirigent gibt den Stückwechsel vor, jeder Musiker blättert in seiner eigenen Stimme und sieht am Indikator, wo das Programm steht. Mit Für Auftritt offline vorbereiten liegt das ganze Programm vorher auf dem Gerät – im Festzelt ohne Netz funktioniert es genauso.

Der Stage Mode steckt im Premium-Tarif und ist als Beta freigegeben; euer Admin schaltet ihn in den Vereinseinstellungen frei.

Ja, in der App auf iPhone, iPad und Android – mit Apple Pencil, S Pen oder dem Finger, samt Druckstärke und Handballen-Abweisung. Dazu gibt es fertige Stempel (Fermate, Segno, Coda, Atemzeichen, Vorzeichen, Dynamik von pp bis ff, cresc., rit., Tempo, Solo/Tutti, D.C., D.S., Fine, tacet) und beschriftbare Textnotizen.

Jede Person hat ihre eigene Ebene je Stimme und gibt sie auf Wunsch dem Verein frei. Die Markierungen liegen auf allen Geräten gleich, funktionieren offline und werden in der Web-Notenansicht mitgezeigt – gezeichnet wird aber nur in der App.

Markieren gehört zum Premium-Tarif. Wechselt ihr auf Basis, bleiben vorhandene Markierungen sichtbar; neue lassen sich dann nicht mehr anlegen.

Nein. Der Beschnitt schneidet weiße Ränder nur für die Anzeige weg – im Reader, in den Seitenbildern und in der Vorschau. Download, Ausdruck und forScore-Export liefern weiterhin die vollständige Seite, die Datei selbst bleibt unangetastet.

Die Ränder erkennt die App auf Knopfdruck selbst; der Rahmen lässt sich nachziehen und auf alle Seiten der Stimme übertragen. Wer den Beschnitt dauerhaft in die Datei schreiben will, kann das ausdrücklich tun – dieser Schritt ist dann nicht umkehrbar.

Ja – die Notenarchiv-App ist im App Store und bei Google Play verfügbar. Die Web-App ist zusätzlich mobiloptimiert und lässt sich auf jedem Smartphone im Browser nutzen – inklusive PDF-Viewer und forScore-Übergabe.

Notenarchiv unterstützt den Import von forScore-Dateien – lade sie einfach wie PDFs hoch, und alle Metadaten werden automatisch übernommen. Beim Export kannst du Stimmen wahlweise als PDF oder forScore-Datei herunterladen, inklusive Titel, Komponist und Kategorie. Auf iOS lassen sich Stimmen außerdem direkt an forScore übergeben. Falls forScore nicht installiert ist, öffnet sich das normale Teilen-Menü.

Ja. In der App öffnest du dein Notenbuch, tippst auf Stimme teilen, wählst dein Instrument und im Teilen-Menü forScore – der komplette Stapel wird in einem Durchgang importiert, inklusive Komponist und Kategorie aus den PDF-Metadaten.

Falls bei dir früher nur eine Datei ankam: iOS bietet forScore an zwei Stellen an, und das Ziel „Auf forScore kopieren“ bekommt vom System immer nur eine einzige Datei. Die App blendet dieses Ziel bei mehreren Dateien inzwischen aus. Alternativ importierst du aus forScore heraus über + > Importieren und den Speicherort Notenarchiv. Die vollständige Anleitung steht im Ratgeber Mehrere Noten auf einmal in forScore laden.

Ja. Geöffnete PDFs bleiben automatisch auf dem Gerät. Darüber hinaus kannst du einzelne Sätze über Offline verfügbar festhalten oder im Profil unter Offline-Synchronisation eine Regel anlegen – etwa „Trompete 1 aus Stammordner und Marschbuch“. Alles, was auf die Regel passt, hält die App dauerhaft vor, auch neu hinzugekommene Stücke.

Ohne Verbindung zeigt die Notenliste nur die synchronisierten Noten; Profil-Einstellungen brauchen weiterhin Internet. Mehr dazu im Ratgeber Noten offline dabeihaben.

Anwendung und Dateien liegen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland – in den Rechenzentren Nürnberg und Falkenstein, also innerhalb der EU. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Eure Noten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht.

Ja. Konkret bedeutet das:

• Verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS
• Mandantentrennung – jede Organisation ist strikt von den anderen isoliert
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen statt pauschaler Freigaben
• Phishing-resistente Anmeldung über WebAuthn/Passkeys
• Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit nach Art. 15, 17 und 20 DSGVO

Nur wenn ihr es wollt. Die KI-Instrumentenerkennung ist standardmäßig deaktiviert. Erst nach dem Einschalten werden einzelne Seitenbilder zur Analyse an die OpenAI-API übermittelt – auf Basis von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Ihr könnt die Funktion jederzeit in den Einstellungen wieder abschalten. Ohne aktivierte KI-Erkennung verlassen eure Noten die deutschen Server nicht.

In der Notenarchiv-App nicht: Dort gibt es keine Tracking-Cookies und keine Werbe-Cookies. Gespeichert werden im Browser nur das Anmeldetoken und die gewählte Organisation – beides technisch notwendig für den Betrieb.

Auf dieser Marketing-Website setzen wir Google Ads ein, um unsere Anzeigen auszuwerten. Diese Tags werden erst nach deiner ausdrücklichen Einwilligung geladen; ohne Zustimmung bleiben sie deaktiviert. Deine Entscheidung kannst du jederzeit ändern.

Der Tarif Basis kostet 9,90 € im Monat (80 GB), Premium kostet 19,90 € im Monat (200 GB, dazu KI-Instrumentenerkennung, Terminverwaltung, Stage Mode und Markieren & Zuschneiden), jeweils inkl. MwSt. Abgerechnet wird pro Organisation, nicht pro Mitglied – die Mitgliederzahl ist unbegrenzt. Jährliche Zahlung spart zwei Monate. Der vollständige Vergleich steht auf der Preisseite.

60 Tage mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch – es entsteht keine automatische Zahlungspflicht, und ihr müsst nicht kündigen.

Ja. Nach Vertragsende bleiben eure Daten 30 Tage lang zum Download verfügbar, danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Die Noten liegen als unveränderte PDFs vor – es gibt kein proprietäres Format und damit keinen Lock-in.