Personenkartei für den Musikverein

Die Adressliste liegt beim Schriftführer in Excel, die Geburtstage kennt der Vorstand aus dem Kopf, und wer als Aushilfe beim letzten Fest dabei war, steht in einem alten Chatverlauf. In vielen Vereinen sind die Personendaten über drei Ordner, zwei Laptops und ein Notizbuch verteilt. Notenarchiv führt sie dort zusammen, wo die Mitglieder ohnehin schon sind – bei den Noten und Terminen.

Das kennt jeder Verein

• Die Mitgliederliste gibt es in drei Fassungen, und keine ist aktuell – die neue Handynummer kam nur per WhatsApp.
• Der runde Geburtstag des Ehrenmitglieds fällt erst auf, als er vorbei ist.
• Passive Mitglieder zahlen Beitrag, stehen aber in keiner Liste, die der Verein wirklich nutzt.
• Für das Sommerfest sucht ihr wieder die Aushilfe von letztem Jahr – Name bekannt, Nummer verloren.
• Für die Ehrung zählt jemand nach, seit wann wer aktiv dabei ist.

Alle Personen, eine Kartei

Die Personenkartei führt aktive Mitglieder und Ehemalige, passive Mitglieder und Aushilfen mit Adresse, Handy und Telefon, E-Mail, Geburts-, Hochzeits- und Eintrittsdatum, Ehrenmitgliedschaft, Instrumenten und Notizen. Passive Mitglieder brauchen dafür kein Konto – sie stehen in der Kartei, ohne Notenarchiv selbst zu nutzen. Aktive Jahre werden je Kategorie mitgeführt, als Grundlage für spätere Ehrungen.

Jedes Mitglied pflegt seine Daten selbst

Unter „Meine Daten“ sieht jedes Mitglied, was der Verein über es gespeichert hat, und trägt eine neue Adresse oder Handynummer selbst ein – im Browser oder in der App. Der Admin entscheidet, ob das erlaubt ist. So bleibt die Kartei aktuell, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.

Jubiläen rechtzeitig sehen

Die Kartei sammelt die Jubiläen der kommenden Wochen: runde Geburtstage, Silber-, Gold- und Diamanthochzeit und Vereinsjubiläen. Das Ständchen zum 80. ist damit geplant, bevor der Tag da ist – und der passende Termin steht in derselben App.

Aushilfen bleiben im Verein

Eine Aushilfe bekommt für ein Fest einen befristeten Notenzugang von höchstens vier Wochen. Danach endet nur der Zugang, nicht der Eintrag: Kontaktdaten, Instrumente und – mit der Uniformverwaltung – die passenden Größen bleiben gespeichert. Fürs nächste Fest schaltet ihr den Zugang direkt aus der Kartei wieder frei.

Klare Rechte für sensible Daten

Adressen und Geburtsdaten sind keine Information für alle. Wer die Kartei sehen oder bearbeiten darf, vergebt ihr als eigenes Recht – unabhängig von Noten- und Terminrechten. Gruppenleitungen sehen auf Wunsch Telefon und E-Mail ihrer Gruppe, damit die Registerführerin ihr Register erreicht, ohne die ganze Kartei zu kennen. Über API-Schlüssel ist die Kartei grundsätzlich nicht erreichbar.

Bestehende Listen übernehmen

Die vorhandene Mitgliederliste wandert mit dem Umzugs-Assistenten ins Archiv, passive Mitglieder auch ohne Konto. Umgekehrt exportiert ihr die Adressliste jederzeit als Excel oder CSV – für den Serienbrief zur Jahreshauptversammlung oder die Beitragsliste.

Im Premium-Tarif enthalten

Die Personenkartei gehört zum Premium-Tarif (Premium, L und XL) ab 24,90 €/Monat für den ganzen Verein; euer Admin schaltet sie in den Vereinseinstellungen ein. Darauf baut die Uniformverwaltung auf. Alle Details stehen auf der Preisseite und in den Features.

Noch Fragen? Schau in die häufigen Fragen oder schreib uns an info@notenarchiv.com.