Preise für die digitale Notenverwaltung

Ein Preis je Verein, gestaffelt nach aktiven Nutzern

Notenarchiv wird pro Verein abgerechnet, nicht pro Kopf. Die Stufe richtet sich nach den aktiven Nutzern: Gezählt wird, wer Notenarchiv in den letzten 90 Tagen im Browser oder in der App genutzt hat. Ehemalige und Mitglieder, die nie hineinschauen, zählen nicht mit.

Welcher Tarif passt zu uns? Die meisten Vereine sind mit Premium gut aufgestellt – er reicht schon für mittlere Vereine. Premium L ist für große und Premium XL für sehr große Vereine gedacht, Basis für kleine Vereine, die vor allem das Notenarchiv brauchen. Wegen des Speicherplatzes braucht ihr den großen Tarif fast nie – mehr dazu weiter unten.

Wächst euer Verein über die Grenze seiner Stufe, wechselt ihr in die nächste. Vereine mit mehr als 40 aktiven Nutzern finden ihren Tarif in Premium L oder XL – dort stecken auch Musikfolge, Besetzungsampel und die Synchronisation im Stage Mode, die große Kapellen am meisten brauchen.

So berechnen wir die aktiven Nutzer

Viele Anbieter rechnen nach eingetragenen Mitgliedern: Wer in der Liste steht, kostet. Bei Notenarchiv zählen nur die Mitglieder, die tatsächlich mitmachen:

• Aktiv ist, wer Notenarchiv in den letzten 90 Tagen genutzt hat – im Browser oder in der App, egal wie oft. Einmal kurz in die Noten schauen genügt.
• Neu aufgenommene Mitglieder zählen in ihren ersten 90 Tagen mit, auch wenn sie sich noch nicht angemeldet haben. Sonst stünde ein frisch übernommener Verein mit 60 Mitgliedern als „1 aktiver Nutzer“ da, bis alle ihre Einladung angenommen haben.
• Nicht mitgezählt werden Mitglieder, die seit mehr als 90 Tagen nicht hineingeschaut haben, Aushilfen mit befristetem Zugang und Gastmusiker, die nur einen Teilen-Link bekommen.

Pausen gehören zum Vereinsleben. Elternzeit, ein Auslandssemester, eine Verletzung oder einfach eine Auszeit vom Musizieren – wir verstehen, dass nicht jeder das ganze Jahr dabei ist. Selbstverständlich rechnen wir pausierende Mitglieder in dieser Zeit nicht an: Nach 90 Tagen ohne Nutzung fallen sie automatisch aus der Zählung. Ihr müsst dafür niemanden austragen oder auf passiv setzen, Konto und Einstellungen bleiben erhalten. Kommt jemand zurück, zählt er ab der ersten Anmeldung wieder mit.

Und wenn es eng wird? Ausgesperrt wird niemand. Liegt ihr über der Grenze eurer Stufe – etwa weil mehrere Mitglieder aus der Pause zurückkommen –, seht ihr einen Hinweis und könnt den Tarif wechseln. Neue Mitglieder aufnehmen könnt ihr erst wieder, wenn Platz ist oder ihr gewechselt habt.

Was steckt in welchem Tarif?

Alle Preise verstehen sich inklusive gesetzlicher Mehrwertsteuer. Für die KI-Instrumentenerkennung gilt ein monatliches Seitenkontingent pro Organisation.

Was im Premium-Tarif zusätzlich steckt

KI-Instrumentenerkennung liest den Instrumentennamen von jeder Seite und ordnet die Stimmen automatisch zu – der Unterschied zwischen einem Nachmittag Handarbeit und wenigen Minuten Prüfen.

Termin-Auswertungen machen aus der Terminverwaltung, die es in beiden Tarifen gibt, ein Werkzeug für die Vereinsleitung: Wer war wirklich da – mit Statistik je Mitglied, Register und Monat und einer Rangliste für Ehrungen. Die Besetzungsampel warnt vorher, wenn bei Tuba oder Klarinette Leute fehlen. Die Aufführungshistorie zeigt, wann ein Stück zuletzt gespielt wurde, und nach dem Auftritt entsteht die Musikfolge für GEMA, AKM oder SUISA direkt aus dem Programm.

Personenkartei und Uniformverwaltung: Alle Personen des Vereins an einer Stelle – aktive und passive Mitglieder, Aushilfen, Jubiläen –, dazu der Uniformbestand mit Ausgabe, Tausch unter Mitgliedern und Leihe an Aushilfen.

Papier-Archiv mit Etiketten und Inventur: Lagerorte und Archivnummern gibt es in beiden Tarifen. Mit Premium druckt ihr Etiketten mit QR-Code und macht die Inventur per App-Scan – auch im Keller ohne Netz.

Synchronisation im Stage Mode: Eigene Setlisten – mit Buchnummern und Platzhaltern wie „Ansprache" oder „Zugabe" – legt in jedem Tarif jedes Mitglied an, spielt sie am Pult und hält sie offline. Mit Premium leitet der Dirigent die Sitzung: Er gibt den Stückwechsel vor, und auf allen Geräten springt die eigene Stimme mit – per Bluetooth auch ohne Netz, im Festzelt oder beim Marschieren, und gemischt zwischen iPhone, iPad und Android-Geräten. Dazu kommen Setlisten für den ganzen Verein und die Bühnenanzeige auf dem Fernseher für Musiker ohne Tablet.

60 Tage kostenlos testen

Ihr startet mit einer kostenlosen Testphase von 60 Tagen und dem vollen Funktionsumfang des gewählten Tarifs. Dafür ist keine Kreditkarte nötig. Die Testphase endet automatisch – es entsteht keine automatische Zahlungspflicht und ihr müsst nichts kündigen.

Zwei Monate sind bewusst großzügig bemessen: Ein Notenarchiv aufzubauen ist Vereinsarbeit, und die passiert zwischen Proben und Auftritten. In dieser Zeit könnt ihr in Ruhe scannen, hochladen und ausprobieren, bevor ihr euch entscheidet.

Was ihr nicht extra bezahlt

• Keine Einrichtungsgebühr und keine Onboarding-Pauschale
• Kein Preis pro Kopf – gezählt werden nur aktive Nutzer der letzten 90 Tage, nicht die ganze Mitgliederkartei
• Keine Begrenzung der Stücke, Stimmen oder Notenbücher – nur der Speicherplatz zählt
• Keine Zusatzkosten für die Mobile Apps – App Store und Google Play sind im Tarif enthalten
• Keine Mindestlaufzeit – das Abo ist jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums kündbar

Wie viel Speicherplatz brauchen wir?

Weniger, als die meisten denken. Erfahrungsgemäß passen in 1 GB rund 350 Stücke mit allen Stimmen – oder etwa 2.000 Liederzettel. Auf die Tarife hochgerechnet:

• 50 GB (Basis): rund 17.500 Stücke oder 100.000 Liederzettel
• 100 GB (Premium): rund 35.000 Stücke oder 200.000 Liederzettel
• 150 GB (Premium L): rund 52.500 Stücke oder 300.000 Liederzettel
• 200 GB (Premium XL): rund 70.000 Stücke oder 400.000 Liederzettel

So viele Noten hat kaum ein Verein im Schrank. Den Tarif wählt ihr deshalb nach der Zahl eurer aktiven Nutzer und den Funktionen, die ihr braucht – nicht nach dem Speicher. Premium passt schon für mittlere Vereine, Premium L für große und Premium XL für sehr große.

Die meisten Vereine sind mit Premium gut aufgestellt. Basis reicht für kleine Vereine, die nur das Notenarchiv brauchen. Wechseln könnt ihr jederzeit.

Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?

Nach Vertragsende bleiben eure Daten 30 Tage lang zum Download verfügbar. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Ihr könnt eure Noten also jederzeit vollständig mitnehmen – die PDFs liegen unverändert im Original vor, es gibt kein proprietäres Format.

Wo liegen die Daten?

Anwendung und Noten werden bei der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland und Finnland gehostet – also innerhalb der EU – mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die App selbst setzt weder Tracking- noch Werbe-Cookies ein. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Noch Fragen?

Antworten zu Anmeldung, Upload, Downloads und KI-Erkennung findet ihr in den häufigen Fragen. Für alles Weitere – auch für ein individuelles Angebot – schreibt uns an info@notenarchiv.com.