Uniformverwaltung für Musikvereine

Vor dem ersten Auftritt im Frühjahr beginnt jedes Jahr dieselbe Suche: Wer hat noch die Jacke Nummer 47, warum hat die neue Klarinettistin zwei Hosen, und welcher Hut ist beim Ehemaligen geblieben? Die Uniformliste des Zeugwarts ist oft eine Excel-Datei, die nur er versteht. Notenarchiv macht daraus einen Bestand, den der ganze Verein mitpflegt.

Das kennt jeder Zeugwart

• Die Liste stimmt nicht mehr, weil zwei Mitglieder ihre Jacken untereinander getauscht haben.
• Ein Ehemaliger hat seit drei Jahren noch Hose und Hut zu Hause.
• Die Aushilfe fürs Fest braucht Größe 52 – welche Jacke ist frei, und wer hat sie verliehen?
• Vor dem Festumzug fehlt einem Mitglied die Krawatte, und niemand weiß, ob es je eine bekommen hat.
• Jacken in der Reinigung oder Reparatur tauchen in keiner Übersicht auf.

Jedes Stück mit Nummer

Der Zeugwart legt Kategorien an – „Uniform-Jacke“, „Hose“, „Hut“, „Krawatte“ – mit eigenen Größen und auf Wunsch einem Präfix für die Nummern („J-047“). Darin stehen beliebig viele Einzelstücke mit Nummer, Größe, Zustand, Lagerort, Kaufdatum und Preis, einzeln oder in einem Rutsch angelegt. Jedes Stück hat einen Status: verfügbar, ausgegeben, in Reinigung, in Reparatur, ausgemustert oder verloren.

Ausgabe und Rücknahme in Sekunden

Ausgabe und Rücknahme bucht der Zeugwart am Rechner oder per QR-Scan in der App: Etikett scannen, Person wählen, fertig. Die QR-Etiketten druckt ihr auf gängigen A4-Bögen. Bei der Rücknahme hält er den Zustand fest – und sieht sofort, welche Stücke in die Reinigung müssen.

Tauschen, ohne den Zeugwart zu suchen

Passt die Jacke nicht, tauschen Mitglieder untereinander oder geben ein Stück weiter – in der App unter „Meine Uniform“. Der Partner bestätigt, der Zeugwart wird benachrichtigt, muss aber nicht dabei sein. Die Liste stimmt danach trotzdem.

Leihen an Aushilfen

Mitglieder verleihen eigene Stücke für einen Auftritt an eine Aushilfe – sie bleiben dabei gegenüber dem Verein verantwortlich, und die Rückgabe wird vermerkt. Die Personenkartei merkt sich, was einer Aushilfe passt – beim nächsten Fest liegt die richtige Größe schneller bereit.

Den Überblick behalten

Die Übersicht zeigt, wem ein Pflichtteil fehlt, welche Leihen überfällig sind und welche Ehemaligen noch Stücke zu Hause haben. Den ganzen Bestand gibt es als Excel-Export – für die Versicherung, die Jahreshauptversammlung oder die Neuanschaffung.

Eigenes Recht für den Zeugwart

Bestand, Ausgabe und Rücknahme gehören zum Recht „Uniformen“ – der Zeugwart braucht dafür weder Admin- noch Notenrechte. Jedes Mitglied sieht in der App, welche Stücke es selbst hat.

Im Premium-Tarif enthalten

Die Uniformverwaltung gehört zum Premium-Tarif (Premium, L und XL) ab 24,90 €/Monat für den ganzen Verein. Sie baut auf der Personenkartei auf; euer Admin schaltet beide in den Vereinseinstellungen ein. Alle Details stehen auf der Preisseite und in den Features.

Noch Fragen? Schau in die häufigen Fragen oder schreib uns an info@notenarchiv.com.